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    如何对律师事务所进行信息化管理

     时间:2018-1-3 15:10:05 点击量:

    律师事务所的信息化管理旨在通过提高律所的办案效率、办公效率以及其他相关行为的效率提高成本与利润之间的间接或是直接转化,信息化管理运用于律师服务领域是时代发展的要求,也是日益竞争的行业状态趋势,只有打好信息化战争并取得优势,才能获得服务业的优胜权。 

      一、对律师 行业发展现状的分析:  

      (一)服务范围、类型及人员  

      1、律师事务所属法律服务行,主要提供法律咨询、法律见证、案件代理等相关法律服务等  

      2、律师事务所按组织形式主要分为:合伙所、合作所等  

      3、律师事务所的职员主要有:合伙(合作)律师、聘用律师、律师助理、实习律师、财务人员、行政人员等  

      (二)服务行业要求:  

      行业需求:  

      1、法律业务的国际纵深发展要求律师所的业务拓展必须与社会信息化的发展相协调;  

      2、社会专业程度的单一化、精深化、复杂化。要求律师事务所提供的服务更加准确性 针对性; 

      3、客户的多样化要求律师事务所必须根据客户的需求提供专业化的法律服务; 

      4、国内、国际的社会交往的加强要求律师事务所是一个合作战斗的团队。 

      (三)行业发展解决途径: 

      1、案件的信息化全面管理:对案件的分类设置管理、案件的委托人管理、案件的费用管理、案件的基本信息管理、案件的每一个阶段的个性管理、相关案件的对比管理、律师在案件过程中的办案时间预警管理、案件所需证据文档管理、案件查询管理、案件发票打印管理、案件档案归档及打印,办案文书资料的自动生成与统一电子化保存等 

      2、档案信息化的管理:根据律师档案管理的规定,对档案的管理、挡案的分类管理、档案的归档位置管理、档案的分类打印管理等档案的管理等  

      3、非诉的特殊管理(计时管理):根据律师不同的收费标准设置律师依时间收费的非诉管理,使律师事务所的收费与国际接规。  

      4、对财务的全面信息化管理:对案件费用收支明细管理、对律师办案费用收支明细管理、对律师事务所日常费用的全面管理等  

      5、对管理决策的信息化管理:提供全面的查询功能使管理层及时的了解律师办案的数量、质量、速度。根据律师的办案能力指派律师承办具体的案件。并提供案件类别的查询功能、提供案件费用的综合查询功能、提供委托人的综合查询功能、提供各类档案的综合查询功能、提供财务综合的查询功能。使管理层根据准确的查询综合分析律师所的财务,业务,事务及律师所将来的发展规划等 

      6、信息化办案系统支持:系统全面支持律师对案件的管理、支持律师办案所需的法律法规查询、合同的文档模版查询及自动生成、案件材料的集中管理、支持律师对办案费用的查询等  

      7、对委托人(客户)的管理:全面管理委托人的基本信息。  

      8、提供司法部门所需的报告文档  

      9、根据律师事务所个性化的管理需求,实现律师事务所个性管理功能在软件上的设置。  

      10、建立与外部沟通的网站平台,宣传自我,发展业务。 

      二、信息化建设中可能会出现的不利弊病 

      (一)没有整体计划,缺乏基础设施建设 

      以广州为例,2004年的时候,还有很多事务所没有建局域网,哪个律师需要上网,就自己用电话线拨号上网,条件好些的就申请一个ADSL或ISDN上网,总之是各自顾各自的,所里为了省万把块钱,硬是看着律师自个在那里折腾。结果呢,04年到05年,深圳律所大规模的合并和重组,新的办公环境一个比一个好,软硬件网络应有尽有,马上很多律师都转到其它所去了,留下的多是些实力不强的新生力量,如何去参与竞争? 

      其实,建局域网对律师事务所来说很简单,花费也少,对于一些小所来说,可能就是几千元的事,但方便了律师和员工,给你带来的回报可远不止这些。即使这样,还是很多所不愿意做,有些做了也是勉勉强强,随便找个朋友拉几条钱,结果三天两头出问题,上不了网、慢、上网带来病毒等等,耽误的都是自己的事。

      更令人可惜的是有个所搬进新楼,装修时竟然没有规划做布线工程,结果最终因业务需要还是要联网,只能采用明线方式布线,严重影响了新办公地点的美观。还有一个所,面积也超过1000平米,在做布线工程时因找错了供应商,装修完时才发现网线质量有问题,最终全部返工重新布线,耗费了大量的精力,最终也还是成了明线。 

      注:明线是相对于暗线来讲的,装修时如果布线,就可以把线埋在墙里面,外面看不到,称之为暗线,但如果装修时忽视了,或者因质量问题返工,就只能把线走在墙外了,明线不仅影响美观,还容易被异物搞断,一旦断开,网线是不能接的,更是增加了维护的难度。 

      (二)忽视了软件的主导作用,把硬件放在恶劣第一位 

      我们知道建公路时,是先规划好,这条路准备通到哪个城市,主要做什么用的,上面都准许哪些类型的车通过、怎么收费等等,然后才开始建公路。  

      但律师事务所在进行IT投资时,往往先把电脑买回来,把网联上,然后再来看能够基于这些硬件或网络做些什么,买哪些软件,而不是说是先想好要实现什么功能,然后再来根据这些需求购买所需的硬件及网络设备。 

      实际上,硬件的更新换代都是由软件催生的,人们想要实现越来越多的功能,所以软件就越来越复杂,对硬件性能的要求也就越来越高,才导致了CPU速度不断提高,内存、硬盘的容量等越来越大。  

      所以,从来都是软件决定硬件,应用决定投资,这一点上很多人都走入了误区。

      三、信息化管理需要一个科学的管理期,不能一蹴而就  管理上的欠缺,想通过购买专业的管理软件来帮助自己实现目标,但在实施中又容易犯激进的思想,一上来就想一步到位,产品要选功能最全的,恨不能一下子实现无纸化办公,所有事务全部通过网络来完成,却没考虑过循循渐进、分阶段来实施,结果花了不少钱,产品的很多功能还没用上。  

      在此,我们建议事务所在选择律师管理软件时,先考虑一下自己最迫切的是要解决什么问题,然后再看哪个版本可以帮助自己解决,再有针对性的购买,等到用起来后,再考虑下一步的升级或更换版本,这样即可以减少事务所的占用资金,又可以降低投资的风险。 

      四、必须充分发挥软件的效能还有人的主观能动性 

      这里有两个层面的解释,一是很多律师事务所的负责人在遇到别人介绍管理软件时,都一口回绝说不需要,实际上他认为他只是拒绝掉了一个“软件”,而没有意识到他把“管理”也拒之门外,因为虽然不敢说一个软件能够为其管理上带来多大的帮助,但至少它也融汇了很多其他所的管理思想,特别是一些大型优秀律师事务所的管理经验,多少有些借鉴意义。 

      另一个层面是说有些所在购买了管理软件后,所里的合伙人很少使用或者通过制度督促本所员工使用,完全放任其自生自灭,没有安排专门人员来负责实施,也不把工作职责交待清楚,比如谁负责新闻发布、谁负责业务资料的录入和管理、谁负责案件审核等,仅靠几个助理或年轻律师的自觉和新鲜感在推动,管理软件没有完全融入到业务流程中,反而起不到什么效果。究其原因,就是管理软件在合伙人眼里,仅仅就是一个“软件”,而不是一个与其业务紧密结合、能够帮助其实现战略目标的“管理工具”。其实,再好的东西,如果没有上级领导主动参与推动,甚至在初期用行政手段强制推行,其效果也会打折扣。这一点,在制造行业推行MRPII和ERP时已经被多次验证。  

      五、网站建设必须树立品牌意识,以建设品牌网站为最终目标 

      我们都知道,鉴往知来,认识过去才能预测未来,为什么要学习历史,为什么要考古,这是一个积累的过程,很多事情经历过,但是你不知道,或者你没有办法知道,便是少了这种积累,没有了参照,你便不知道现在自己处于什么样的阶段,后来还会有怎么的发展,世界将会变成什么样子。事务所的建设何尝不是如此呢?  

      有些事务所成立经营也有很多年了,除了一拨又一拨的律师来了又走,招聘的行政内勤人员走了又换,合伙人的腰包不断鼓起来之外,实在看不出有什么变化,客户是律师私人的、业务是律师接的,很多案子做了连档案都没留下,不知道自己所都服务过哪些客户、不知道每一年诉讼、非诉、顾问业务做了多少、也不知道涉及各个行业或领域的有多少,公司、房地产、劳工、婚姻、金融证券等各占多少比重,每年有怎样的增长?没有对比,也就难以进行专业方向的分析及定位,专业化更无从谈起。这样的律师事务所完全成了一个集贸市场,有心经营的还赚点名气,无心打理的差不多就剩下一个壳了,完全不知道将来的命运会是什么。  

      在一如既往的建设品牌网站的律师事务所中,成功的往往占很大的比例,品牌网站能够带来品牌效应,而这是律所网站无形的巨大财产,品牌就是商标,就是不用花钱的广告,如果一个律师事务所网站成功的塑造了一个品牌,那么它发展的春天也就不远了!




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